Compliance und Hinweisgebersystem

Als öffentlich-rechtlicher Versicherer sieht sich die VGH im besonderen Maße verpflichtet, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Der darüberhinausgehende Fairness-Anspruch prägt unser unternehmerisches Selbstverständnis.

Aus diesem Grund haben sich die Unternehmen der VGH Versicherungen allgemeine Verhaltensgrundsätze gegeben, die diesen Anspruch widerspiegeln und zur Grundlage der täglichen Arbeit machen.

Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder ethische Standards müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und das Unternehmen abwenden zu können.

Das Hinweisgebersystem der VGH Versicherungen dient der Entgegennahme von Hinweisen und gibt Ihnen die Möglichkeit, uns über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/oder Compliance-Regeln zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen. Es dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Hinweisgeber müssen wegen ihres Hinweises oder ihrer Beschwerde keine Benachteiligung durch die VGH Versicherungen befürchten. Die Mitarbeiter der Abteilung Compliance unterliegen insoweit einer besonderen arbeitsrechtlichen Schweigepflicht und haben nach dem Gesetz sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität gewährleistet ist.

Was kann gemeldet werden?

Das Hinweisgebersystem steht für Meldungen von Verstößen gegen alle gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung, die die VGH Versicherungen oder ihre Zulieferer zu beachten haben. Hierzu zählen insbesondere:

Verstöße gegen das Versicherungsaufsichtsrecht und das Versicherungsvertragsrecht

Wirtschaftsstraftaten wie Betrug, Veruntreuung von Geldern oder Korruption

Manipulationen in der Rechnungslegung

Kartellabsprachen

Geldwäsche,

Das Hinweisgebersystem dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Kinderarbeit

Zwangsarbeit, Sklaverei

Missachtung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Missachtung der Koalitions- & Meinungsfreiheit, Recht auf Kollektivverhandlungen

Ungleichbehandlung in Beschäftigung

Vorenthalten angemessener Löhne

Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen

Widerrechtliche Verletzung von Landrechten

Einsatz von Sicherheitskräften ohne ausreichende Aufsicht

Herstellung und Verwendung von mit Quecksilber versetzten Produkten gem. Minamata-Übereinkommen

Widerrechtliche Behandlung von Quecksilberabfällen gem. Minamata-Übereinkommen

Widerrechtliche Produktion und Verwendung von persistenten organischen Stoffen gem. Stockholmer Übereinkommen

Ein- oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle gem. Baseler Übereinkommen

HINWEIS:
Bitte beachten Sie, dass dieses System nicht für allgemeine Kundenbeschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf Ihren Versicherungsvertrag oder eine Dienstleistung der VGH Versicherungen eine Anregung oder eine Kritik äußern wollen, kontaktieren Sie bitte Ihre VGH-Vertretung oder nutzen Sie das Formular Lob und Kritik.

Wer kann Verstöße melden?

Das Hinweisgebersystem steht allen Personen und Unternehmen offen, die mit den VGH Versicherungen oder den für sie arbeitenden Unternehmen in Berührung kommen – egal ob Beschäftigte im eigenen oder zuliefernden Betrieb, Kunden, Lieferanten, Träger oder Allgemeinheit.

An wen wird gemeldet?

Hinweise werden von der zentralen Compliancefunktion der VGH Versicherungen entgegengenommen und bearbeitet. Diese ist aufgrund der versicherungsaufsichtsrechtlichen Anforderungen in ihrer fachlichen Arbeit unabhängig und weisungsfrei und muss aufgrund gesetzlicher Vorgaben gewährleisten, dass die Identität von Hinweisgebern vertraulich bleibt. Die Leitung der Compliancefunktion muss zudem gegenüber der BaFin die fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit nachweisen und unterliegt somit einer herausgehobenen persönlichen Kontrolle durch die aufsichtsführende Stelle. Alle Mitarbeiter haben sich zudem fachlich entsprechend zu schulen und ihr notwendiges Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Auf welchem Weg kann ich Verstöße melden?

Um Ihren Hinweisen auf Verstöße im oder durch das Unternehmen rechtzeitig, fair und angemessen nachzugehen, haben wir mehrere Meldewege eingerichtet. Über diese können sowohl Mitarbeiter als auch außenstehende Dritte Hinweise zu möglichen Verstößen mündlich oder schriftlich gegen Rechtsvorschriften oder interne Regelungen abgeben.

Ihren Hinweis können Sie über die folgenden Kanäle sicher und vertraulich einreichen:

E-Mail:
hinweisgebersystem@vgh.de

per Post:
Thomas Frankfurth oder Andreas Kratzmann
(persönlich/vertraulich)
Abteilung Compliance
Schiffgraben 4, 30159 Hannover
(Die Post wird der Abteilung Compliance ungeöffnet zugestellt)

Telefon:
Thomas Frankfurth
(Abteilungsdirektor Compliance / Inhaber Compliance-funktion / Menschenrechtsbeauftragter)
0511 362-2109

Andreas Kratzmann
(Abteilungsleiter)
0511 362-2112

Persönlich:
Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.

per MS-teams:
Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.

Die Zuständigkeit für Hinweise liegt bei der zentralen Compliancefunktion. Darüber hinaus tragen wir die Verantwortung für die Koordinierung und die Steuerung der Aufklärung von Meldungen, die über das Hinweisgebersystem eingehen

Wird die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandelt?

Ihre Identität als hinweisgebende Person wird vertraulich behandelt und keinen anderen Personen gegenüber offengelegt als denjenigen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zuständig sind. Sofern Sie auf die Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Identität wertlegen, werden nur die Mitarbeiter diese erfahren, die die Meldung entgegennehmen dürfen. Sofern wir im weiteren Verlauf der Aufklärung und Arbeit andere Stellen involvieren müssen, sei es wegen Sachverhaltsaufklärung oder anderer Ermittlungsmaßnahmen, werden wir diesen Ihre Identität nur dann offenbaren, wenn es für die Aufklärung und Beseitigung etwaiger Verstöße unbedingt erforderlich ist.

Die vertrauliche Bearbeitung der Identität erstreckt sich auch auf diejenigen Personen, die in einer Meldung namentlich genannt werden (betroffene Personen). Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit bestehen bei einer Einwilligung und in den Fällen, in denen Informationen über die Identität der genannten Person im Rahmen von gesetzlichen Bestimmungen bzw. auf Anordnung von Behörden oder Gerichten (z.B. Ermittlungs- und/oder Strafverfahren) weitergegeben werden müssen.

Das Gebot der Vertraulichkeit gilt nicht bzw. lediglich eingeschränkt für Personen, die falsche Informationen über Verstöße nicht in gutem Glauben melden.

Wie sind Hinweisgeber geschützt?

Wir tolerieren keine Repressalien von Personen, die aufgrund von konkreten Anhaltspunkten Hinweise zu potenziellen Verstößen mitteilen. Jede Person, die nach bestem Wissen einen Hinweis auf potenzielle Verstöße abgibt, wird wegen der Abgabe eines solchen Hinweises in keiner Weise von den VGH Versicherungen sanktioniert oder benachteiligt. Hierzu hat sich der Vorstand mit der Verabschiedung der Verhaltensgrundsätze entschieden und bekannt. Wir wollen eine Arbeitsumgebung schaffen, in der jeder auf Missstände aufmerksam machen kann, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Sollten Sie deshalb Repressalien erfahren, die im Zusammenhang mit Ihrer Meldung stehen, bitten wir Sie, uns unverzüglich zu kontaktieren.

Darüber hinaus sind Sie als Hinweisgeber durch das Hinweisgeberschutzgesetz in allen Fällen geschützt, in denen Sie die offengelegten Informationen im guten Glauben für wahr halten durften und diese Sachverhalte betreffen, die Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Arbeitnehmerschutzvorschriften, Vorschriften zur Geldwäscheprävention, Umweltschutzvorschriften, Verbraucherschutzvorschriften einschließlich derer gegen unlauteren Wettbewerb, Datenschutzvorschriften, Rechnungslegungs- und Steuervorschriften sowie Kartellverbotsvorschriften zum Gegenstand haben.

In diesen Fällen können Sie durch das betreffende Unternehmen weder für die Offenlegung der Informationen zur Rechenschaft gezogen werden, noch dürfen Repressalien wie arbeitsrechtliche Maßnahmen an Ihnen verübt werden. Auch hat das Unternehmen im Falle gutgläubiger Meldungen keinerlei Schadenersatzansprüche gegen Sie. Sollten Sie dennoch Repressalien erleiden, haben Sie einen gesetzlichen Schadenersatzanspruch.

Externe Meldestellen
Es stehen Ihnen ebenfalls die folgenden externen Hinweisgeberstellen gleichwertig zu unserer Internen Meldestelle zur Verfügung:

Bundesamt für Justiz (BfJ)

Bundeskartellamtes (BKartA)

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

Kann ich meinen Hinweis auch anonym abgeben?

Sie können Ihren Hinweis zu potenziellen Regel- und Gesetzesverstößen auch anonym abgeben. In diesem Fall bitten wir Sie, Ihren Hinweis so konkret und ausführlich zu schildern, da wir ohne die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme mit Ihnen der Sache nachgehen müssen. Bitte bedenken Sie deshalb, dass wir eine bessere Handhabung der Meldung haben, wenn wir Sie ggf. zu notwendige Rückfragen zum Sachverhalt kontaktieren können.

Wie läuft das Meldeverfahren nach Eingang eines Hinweises ab?

Nach Eingang ihrer Beschwerde erhalten Sie nach spätestens 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.

Die Abteilung Compliance prüft anschließend, ob Ihr Hinweis stichhaltig ist. Sollten weitere Informationen zur Bearbeitung Ihres Hinweises nötig sein, werden Sie kontaktiert, um die offenen Fragen zu klären. In diesem Kontext erörtern wir mit Ihnen die Motive ihres Hinweises und besprechen auch, welche Vorstellungen Sie mit der Einreichung eines Hinweises verbinden. Sollten Sie Ihren Hinweis telefonisch oder im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft abgegeben haben, werden wir ein Protokoll anfertigen. Sie bekommen dies zur Überprüfung zugesandt, um es ggf. zu korrigieren und zu unterschreiben bzw. es in elektronischer Form zu bestätigen.

Ergibt die Prüfung ihres Hinweises einen ersten Verdacht auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder unsere Verhaltensgrundsätze werden seitens der Abteilung Compliance die weiteren Folgemaßnahmen festgelegt. Diese beinhalten in diesem Stadium die Auswertung verfügbarer Unternehmensinformationen unter Einhaltung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben sowie die ggf. erforderlich werdende Einbindung weiterer unternehmensinterner Stellen wie bspw. der internen Revision, des Datenschutzbeauftragten, und der Personalabteilung. Sollte sich nach Auswertung der vorliegenden Informationen ein konkreter Verdacht erhärten, werden mögliche Beteiligte in einem fairen Verfahren angehört.

Sollte abschließend ein Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben naheliegen, werden sowohl die erforderlichen reaktiven Maßnahmen im Einzelfall geprüft und ergriffen (arbeitsrechtliche Maßnahmen gegenüber Tätern, Einbindung und Meldung gegenüber der Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden, Geltendmachung von Schadenersatz) sowie die Verbesserung möglicher präventiver interner Maßnahmen evaluiert und veranlasst.

Während dieser Prozessschritte werden wir Sie dann informieren und auf dem Laufenden halten, wenn die Einleitung von Folgemaßnahmen ihre Interessen potentiell berühren könnte, insbesondere, weil Rückschlüsse auf Ihre Identität denkbar wären oder wir Sie nochmals über den Schutz vor etwaigen Repressalien aufklären wollen.

Innerhalb von 3 Monaten nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung über die ergriffenen oder geplanten Maßnahmen, sofern nicht Rechte Dritter durch eine Rückmeldung beeinträchtigt werden.